ثبت اسناد مالی (اسناد حسابداری) اهمیت ویژه‌ای برای هر کسب‌و‌کار دارد؛ مهم بودن این موضوع را می‌توان از ۶ نوع گوناگون ثبت سند مالی با توجه به انواع کسب‌و‌کار (دولتی، پیمانکاری، واردکننده، بازرگانی، تولیدی و خدماتی) نیز متوجه شد. در تعریف سند مالی (سند حسابداری) می‌توان گفت هر رسید بانکی یا سند دیگری که نشان‌دهنده یک رویداد مالی باشد را سند مالی می‌گویند و باید آنها را ثبت کرد. ثبت سندهای مالی یکی از کارهای حساس در حوزه حسابداری است که نیاز به دقت و حساسیت بالایی دارد، زیرا هرگونه اشتباهی در ثبت اسناد حسابداری می‌تواند جریمه‌هایی را در پی داشته باشد. به همین دلیل برای هر شرکت، موسسه و کسب‌و‌کاری ثبت انواع رویدادهای مالی مانند ثبت سند حسابداری مربوط به دارایی ثابت، وام های بانکی و دیگر سندها و مدارک مالی اولویت فراوانی دارد. در این مقاله از وبلاگ گروه مالی و حسابداری زانا می‌خواهیم در مورد فرایند ثبت اسناد مالی و دلایل اهمیت آنها و همچنین آموزش ثبت سند صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
انواع ثبت اسناد مالی
همان‌طور که در مقدمه نیز اشاره شد، ثبت اسناد مالی در حسابداری با توجه به نوع کسب‌و‌کار به ۶ دسته تقسیم می‌شود که عبارتند از :
- ثبت اسناد مالی شرکت‌های تولیدی و صنعتی
- ثبت اسناد حسابداری شرکت‌های دولتی
- ثبت اسناد مالی شرکت‌های خدماتی
- ثبت اسناد مالی شرکت‌های پیمانکاری
- ثبت اسناد مالی شرکت‌های بازرگانی
- ثبت سندهای حسابداری شرکت‌های واردکننده یا اعتبارات اسنادی
یکی از مهم‌ترین وظایف بخش مالی هر شرکت و موسسه، ثبت دقیق سندهای مالی مختلف به‌طور کامل و دقیق است. با توجه به اینکه شما قصد ثبت چه نوع سندی را دارید، روش ثبت متفاوت است و البته دقت داشته باشید که هرگونه نقص یا اشتباه در ثبت اسناد می‌تواند منجر به جریمه‌های مالی برای شما شود.
ثبت سندهای مالی چگونه انجام می‌شود؟
رویدادها و اسناد مالی در دفاتر حسابداری مخصوصی ثبت می‌شوند که در دو نوع دفاتر حسابداری رسمی (قانونی) و دفاتر حسابداری غیررسمی (کمکی) وجود دارند. در هر کدام از این دو نوع دفاتر ثبتی حسابداری، اطلاعات متفاوتی به روش‌های خاص ثبت می‌شوند و هرکدام از این دفاتر، قانون ثبت مخصوص به‌خود را دارند.
دفاتر رسمی
دفاتر رسمی قانونی خود به دو نوع دفتر به نام‌های دفتر کل و دفتر روزنامه تقسیم می‌شوند. دفتر کل به‌منظور ثبت خلاصه رویدادهای مالی و معاملات استفاده می‌شود؛ دفتر روزنامه نیز برای ثبت اسناد مالی روزانه مورد استفاده قرار می‌گیرد. لازم به ذکر است که معمولا دفاتر کل را بر اساس اطلاعات موجود در دفاتر روزنامه تکمیل می‌کنند.
دفاتر غیررسمی
دفاتر غیر رسمی آن دسته از دفاتری هستند که کسب‌و‌کارها الزام قانونی برای تهیه و تنظیم آنها ندارند و معمولا برای کمک به انجام بهتر امور حسابداری از آنها استفاده می‌کنند.
چرا ثبت اسناد مالی مهم است؟
یکی از مهم‌ترین امور حسابداری برای هر کسب‌و‌کاری، ثبت اسناد مالی اعم از رویدادهای مالی روزانه و همچنین تمامی معاملات مالی و … است. دقت داشته باشید که اگر سندهای مالی را به‌طور دقیق و کامل ثبت نکنید در پایان دوره‌های مالی با مشکلات زیادی روبرو خواهید شد. دلیل اهمیت ثبت سندهای حسابداری، جمع‌آوری و مستندسازی آنها و به‌وجود آوردن نظم و ترتیب در سیستم مالی کسب‌و‌کار است. از طرف دیگر ثبت اسناد مالی مانع از هرگونه تغییر، دستکاری و تحریف آنها توسط افراد سوءاستفاده‌گر می‌شود. همچنین ثبت دقیق رویدادها و اسناد مالی از گم شدن آنها و همچنین به‌وجود آمدن مشکلات مالیاتی جلوگیری می‌کند. همان‌طور که در بخش قبل نیز گفته شد عدم ثبت سندهای مالی یا وجود مغایرت در آنها باعث جریمه‌های مالی دولتی سنگین برای هر بیزینسی می‌شود.
مراحل ثبت اسناد مالی
در بخش‌های قبل با انواع اسناد مالی و اهمیت ثبت آنها به‌صورت دقیق آشنا شدید. در این بخش می‌خواهیم نحوه ثبت این اسناد را بررسی کنیم. به‌طور کلی ثبت اسناد مالی هم به روش دستی و هم با استفاده از نرم افزارهای حسابداری امکان‌پذیر است؛ البته امروزه اکثر کسب‌و‌کارها از سیستم‌های حسابداری نوین برای ثبت اسناد و مدارک مالی خود استفاده می‌کنند. برای ثبت اسناد مالی متفاوت مانند اسناد مربوط به وام های بانکی، ثبت اسناد دارایی‌های ثابت شرکت، ثبت اسناد خرید و فروش و معاملات مالی، ثبت سند برای حسابداری حقوق و دستمزد و دیگر اسناد مالی و حسابداری باید مراحل آن را آموزش دیده باشید.
با توجه به اینکه از چه سیستم و نرم افزار حسابداری استفاده می‌کنید، نحوه ثبت و مراحل مستندسازی اسناد مالی متفاوت است و برای کار با هر نرم افزاری بهتر است ابتدا به خوبی دوره‌های آموزشی لازم را طی کنید. همان‌طور که اشاره شد، ثبت اسناد مربوط به حقوق و دستمزد کارمندان با ثبت اسناد خرید و فروش و معاملات متفاوت است و هرکدام از آنها به شیوه مخصوص به‌خود انجام می‌شوند. بنابراین با توجه به اینکه شما از چه نوع سیستم و نرم افزار حسابداری در سازمان یا فروشگاه خود استفاده می‌کنید باید برای ثبت هر نوع از این اسناد مالی ابتدا مراحل لازم برای ثبت اسناد را به خوبی آموزش ببینید.
آموزش ثبت اسناد مالی با زانا
با توجه به حساس بودن ثبت اسناد مالی، اکثر کسب‌و‌کارها حساسیت ویژه‌ای را در استخدام حسابداران متبحر و خبره برای انجام امور مالی و حسابداری خود به‌کار می‌گیرند. بنابراین اگر به حوزه حسابداری علاقمند هستید و می‌خواهید رزومه‌ای قوی برای خود بسازید، اولین قدم یادگیری اصول حسابداری و آموزش کار با نرم افزارهای حسابداری مختلف و به‌خصوص تسلط بر نحوه ثبت انواع اسناد مالی گوناگون است. گروه حسابداری و مالی زانا، با مدرسینی حرفه‌ای و با سابقه آماده است تا کلیه آموزش‌های مربوط به کار با سیستم‌های حسابداری را از مبتدی تا حرفه‌ای به شما آموزش دهد. همچنین زانا دوره‌های آموزشی ویژه‌ای را برای آموزش ثبت انواع اسناد مالی برای کارکنان شرکت‌ها و موسسات فراهم آورده که می‌توانید با برگزاری این دوره‌ها برای کارکنان خود، بخش مالی کسب‌و‌کارتان را بسیار قدرتمندتر و حرفه‌ای‌تر اداره کنید. برای شروع آموزش همین حالا با زانا تماس بگیرید و از مشاوره رایگان بهره‌مند شوید.
ثبت اسناد مالی شما در کمترین زمان ممکن با زانا
زانا علاوه‌بر فراهم آوردن دوره‌های حسابداری جامع و ویژه، آماده است تا انواع خدمات خود را در زمینه ثبت اسناد مالی برای شرکت‌ها، آموزشگاه‌ها، کارخانه‌ها و سایر کسب‌و‌کارها به‌طور کامل توسط حرفه‌ای‌ترین حسابداران و متخصصان ارائه دهد. برای اینکه بتوانید با اطمینان خاطر به سایر حوزه‌های کسب‌و‌کار خود بپردازید، بهتر است امور مالی و ثبت اسناد مالی و حسابداری خود را به یکی از موسسات مالی معتبر بسپارید؛ گروه مالی و حسابداری زانا آماده است تا تمام امور مربوط به بخش مالی شما را با دقت و کیفیت بالا در کمترین زمان برای شما انجام دهد. برای آشنایی بیشتر با خدمات مالی و حسابداری زانا می‌توانید از طریق بخش تماس با ما اقدام کنید.
جمع‌بندی
در نوشته بالا با ثبت اسناد مالی آشنا شدید. همان‌طور که مشاهده کردید با توجه به نوع کسب‌و‌کار انواع اسناد مالی و حسابداری مختلفی وجود دارد که باید به کامل‌ترین شکل ممکن و با صحت و دقت بالا مستندسازی و ثبت شوند. یکی از راهکارها برای ثبت دقیق اسناد مالی، استفاده از موسسات حسابداری و مالی معتبر است. تیم زانا آماده همکاری با تمامی کسب‌و‌کارها و انجام امور مربوط به ثبت اسناد مالی و مدارک حسابداری شما است. امیدواریم از این نوشته بهره برده باشید.
